Zásady ochrany osobních údajů

Vážení klienti,

v těchto Zásadách ochrany osobních údajů (dále také jen jako „Zásady“) bychom Vás rádi informovali o tom, jakým způsobem nakládáme s Vašimi osobními údaji, které jste nám poskytli v souvislosti s výběrem služeb, odebíráním novinek, newsletterů nebo návštěvou webových stránek naší společnosti AVEX systems s.r.o, se sídlem Praha 4, Písnické zahrady 441, PSČ 142 00, zapsanou v Obchodním rejstříku, vedeném Městským úřadem v Praze, sp.zn. C , vl. 112961, IČO 2757700 (dále také jen jako „AVEX“ nebo „my“). 

Těmito Zásadami plníme vůči Vám naše povinnosti podle právních předpisů o ochraně osobních údajů, zejména  informační povinnost ve smyslu čl. 12, čl. 13 a čl. 14 Nařízení evropského parlamentu a rady EU 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále také jen jako „GDPR“).  

1. Kdo je správcem Vámi poskytnutých osobních údajů?

Správcem Vámi poskytnutých osobních údajů je naše společnost AVEX systems s.r.o., IČO: 27577007, Písnické zahrady 441, PSČ 142 00, Praha 4, provozovatel portálu/webových stránek : www.avexsystems.eu a www.avexsytems.cz.  E-mailová a kontaktní adresa: kontakt@avexsystems.eu

2. Jaké kategorie Vašich osobních údajů zpracováváme?

V souvislosti s poskytnutím našich služeb, odebírání novinek, newsletterů nebo návštěvou našich webových stránek zpracováváme zpravidla některé nebo všechny z následujících osobních údajů:

Jméno a příjmení, adresa bydliště, pohlaví, datum narození, IČ, DIČ, místo podnikání, telefonní čísla, údaje o účtech na sociálních sítích, E-mailové adresy, cookies, IP adresa.

3. Pro jaké účely Vaše osobní údaje zpracováváme?

Zpracováváme pouze osobní údaje, které nám svěříte sami, ze své vlastní vůle, nebo osobní údaje získané technickými prostředky s ohledem na Vaši komunikaci s Vámi, a to pro naplnění těchto účelů:

Poskytování různých služeb a plnění smluv včetně komunikace s Vámi ohledně těchto služeb a smluv, resp. pro zasílání různých informací s ohledem na franchising, které by mohly být pro Vás zajímavé a užitečné, apod. 

Pro komunikaci s Vámi pak zásadně užíváme Vaše osobní údaje uvedené ve smlouvě s Vámi, resp. pro komunikaci Váš e-mail, resp. Vaše jméno, příjmení, adresu a  telefonní čísla, jako osobní údaje.

S ohledem na povahu námi poskytovaných služeb spočívajících zejména ve vytváření a zastupování franchisových konceptů a vyhledávání master franchisových nebo franchisových partnerů a jednání s nimi mohou být Vaše osobní údaje předávány našim partnerům do dalších členských států Evropské unie a do třetích zemí (tj. zemí mimo Evropskou unii). V případě předávání osobních údajů do zemí mimo Evropskou unii budeme postupovat na základě smlouvy uzavřené s příjemcem osobních údajů, ve které bude obsažena standardní smluvní doložka v podobě vyžadované právními předpisy Evropské unie. Vždy budeme předávat osobní údaje pouze v nezbytně nutném rozsahu.

4. Vedení účetnictví

Jste-li našimi smluvními klienty, Vaše osobní údaje (dále také jen „fakturační údaje“) nezbytně potřebujeme, abychom splnili zákonné povinnosti pro vystavování a evidenci daňových dokladů.

5. Marketing:

Zasílání newsletterů a jiných informačních sdělení.

Vaše osobní údaje zpracováváme mj. pro marketingové účely naší společnosti, zejména za účelem přímého marketingu – zasílání obchodních sdělení. Zasíláme zejména newslettery, a to našim zákazníkům i jiným osobám, které o to projevily zájem.

V obou případech můžete tento souhlas odvolat použitím odhlašovacího odkazu v každém zasílaném sdělení.

Jste-li naším zákazníkem, děláme tak díky Vašemu souhlasu obsaženému ve smlouvě s Vámi, nebo na základě vyžádání zasílání takových sdělení a udělení souhlasu, a to do odvolání Vašeho souhlasu se zasíláním takových sdělení.

Pokud naším zákazníkem nejste a jste typicky čtenář našich webových stránek, zasíláme Vám obchodní sdělení jen na základě Vašeho souhlasu, a to do doby jeho odvolání.

Obchodní sdělení přestáváme zasílat také tehdy, když se nám z Vaší e-mailové adresy vrací korespondence jako nedoručitelná. .

Fotografická dokumentace

Fotodokumentace z podnikatelských akcí, konferencí, výstav, setkání franchisantů a jiných setkání typu živé akce, kde jste zachyceni, bude užíváno k dokumentačním účelům. V  případě propagace franchisového konceptu pro propagaci takového konceptu a značky. Obvykle  fotodokumentaci užíváme po dobu spolupráce s daným konceptem a dále archivujeme a užíváme pro dokumentaci naší práce a pro marketingové účely. Pokud byste se zachycením své osoby pro další, například i dosud nepublikované účely nebo jinak dle zmocnění v zákoně nesouhlasili, dejte nám prosím vědět a my takovou fotodokumentaci dále nově nebudeme užívat,   pokud nebude v konkrétních případech dohodnuto nebo uvedeno jinak.

Cookies

Při procházení našich webových stránek můžeme zaznamenávat Vaši IP adresu, sbírat informace, které vedou k optimální úpravě stránek i jejich obsahu (jak dlouho se na stránce zdržíte, ze které stránky přicházíte apod.). Používání cookies pro měření návštěvnosti webu, přizpůsobení zobrazení webových stránek vnímáme jako svůj oprávněný zájem správce, neboť věříme, že díky tomu Vám můžeme nabídnout ještě lepší služby a držet krok s technologickým pokrokem. Cookies pro cílení reklamy budou zpracovávány jen na základě vašeho souhlasu. Naše webové stránky lze procházet také v režimu, který neumožňuje sbírání osobních údajů. Používání cookies můžete na svém počítači zakázat.

6. Jak jsou Vaše osobní údaje získávány? Jakým způsobem budou Vaše osobní údaje zpracovávány?

Osobní údaje jsou námi zpracovávány  pouze pokud nám je poskytnete ze své vlastní vůle, například, když se registrujete na našich akcích nebo na akcích, které spoluorganizujeme, v některém z registračních formulářů na našem webu nebo se přihlásíte k odběru novinek či newsletterů, mailingů, news nebo aktualit  a jiných informací.

Vaše osobní údaje typicky získáme, jestliže jste naším zákazníkem (využíváte naše služby, příp. jste je v minulosti využívali) nebo jste zájemcem o naši nabídku a naše služby, se kterou jste se setkali (v minulosti jste se například z vlastní vůle rozhodl/rozhodla vyplnit formulář/dotazník při osobním setkání – např. na některé akci) nebo jste elektronicky vyplnil/vyplnila registrační či jiný kontaktní formulář nebo žádost o zasílání newsletteru, news, aktualit, novinek a jiných informací. Pokud jste nám takto poskytl/poskytla dobrovolně své údaje a souhlas s jejich užitím, pak s Vámi komunikujeme s ohledem na obchodní vztah s Vámi a možnost propojení obchodních kontaktů mezi našimi partnery. Komunikujeme také v nutné míře po získání základních údajů (např. vizitka) pro získání souhlasu s dalším užitím osobních údajů pro marketingové účely, nebo uzavření smlouvy, kdy tím plníme GDPR povolené účely zpracování (oprávněný zájem, smlouva).

Dále může jít, s ohledem na první oslovení a další jednání o smlouvě nebo jiné spolupráci s námi, o údaje veřejně přístupné, užité pro kontakt s Vámi, nikoli pro opakované marketingové použití. Při zasílání marketingových sdělení na veřejně přístupné údaje Vám vždy dáváme možnost sdělit nesouhlas s takovým užitím, a to sdělením na kontaktní adresu kontakt@avexsystems.eu nebo písemnou odpovědí / e-mailem na naše sdělení Vám. 

Při návštěvě našich webových stránek naše webové servery standardním způsobem zaznamenávají IP adresu, která Vám byla přidělena poskytovatelem internetových služeb, webovou stránku, ze které nás navštívíte, webové stránky / záložky, které u nás navštívíte a také datum a délku vaší návštěvy.  Toto zaznamenání se děje bez dalšího upozornění. Naše stránky přitom s IP adresami nepracují pro účely marketingu, ale pouze pro účely vytváření a vedení statistik a neuchováváme je.

Vaše osobní údaje budou zpracovávány v elektronické podobě v elektronickém systému společnosti AVEX systems, případně v elektronickém systému osob, kterým budou osobní údaje předány v souladu s těmito zásadami a Nařízením. Vaše osobní údaje mohou být též výjimečně zpracovávány rovněž v podobě hmotného dokumentu (dokument na papíře či obdobném hmotném nosiči), který bude uložen v kartotéce společnosti AVEX systems, nebo v souvislosti s vyjednáváním smlouvy pro Vás zaslán našim smluvním partnerům.

Dovolujeme si Vás ujistit, že jsme zavedli taková opatření, aby Vaše osobní údaje byly vždy maximálně chráněny před jejich zneužitím nebo ztrátou. Všechny osoby na straně naší společnosti AVEX systems, které přichází do styku s osobními údaji, byly pro daný účel proškoleny a prověřeny. Archiv listinných dokumentů je zabezpečen před vniknutím neoprávněné osoby. Archiv je zabezpečen bezpečnostními opatřeními fyzické ochrany. Elektronicky zpracovávané osobní údaje jsou uchovávány v zabezpečené databázi. Některé operace nejsme schopni zařídit ve vlastní režii, proto využíváme služeb nebo aplikací zpracovatelů, kteří se na dané zpracování specializují a jsou v souladu s GDPR. Pokud by v budoucnu došlo k tomu, že budeme nuceni využít další, jiné zpracovatele nebo aplikace pro usnadnění a zkvalitnění zpracování, budeme vybírat tak, aby splňovali dané nároky na zabezpečení a kvalitu zpracování. K postoupení osobních údajů státním zařízením a úřadům může dojít jen v rámci závazných právních předpisů. Naši spolupracovníci, agentury a obchodníci jsou z naší strany vázáni diskrétností, stejně jako koncepty nabízející podnikatelské příležitosti přes naše webové stránky, jimž s Vaším souhlasem, resp. na základě Vašeho požadavku, předáváme kontaktní údaje, aby byla komunikace o dalších možnostech vaší společné spolupráce co nejefektivnější a abychom již nemuseli být prostředníkem ve vaší vzájemné komunikaci. V tomto ohledu probíhá komunikace zejména s ohledem na koncepty, o něž projevíte výslovný zájem. Veřejně přístupné osobní údaje můžeme výjimečně zasílat naším smluvním partnerům na základě poskytování našich služeb, kdy vyhledávání partnerů je jedním z kmenových produktů AVEX.

Možnost odhlášení z komunikace od Vás – odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

S ohledem na údaje, k jejichž užití jste poskytli souhlas a tento je právním důvodem pro jejich zpracování, máte vždy možnost využit oprávnění dle Nařízení a souhlas odvolat, resp. požádat o výmaz údajů.

Odvoláním souhlasu se zásadně děje s ohledem na všechny aktivity, k nimž jste souhlas udělili, výjimečně, pokud to dovolují technické prostředky, na vybrané, Vámi s odvoláním souhlasu spojené aktivity (např. newsletter).

Vždy můžete souhlas odvolat elektronicky s žádostí přestat komunikovat z právního důvodu udělení souhlasu na Váš email, a to zasláním odvolání  na adresu kontakt@avexsystems.eu.

Pokud od nás získáváte na základě souhlasu i písemná sdělení, můžete požádat i o ukončení jejich zasílání, kdy Vámi sdělenou emailovou adresu budeme považovat za identifikaci a vymažeme Vás z databáze i pro jinou komunikaci (popř. můžete uvést další osobní údaje, pokud jste nám je sdělili).

V odvolání stačí uvést „Odvolávám svůj souhlas udělený AVEX systems s.r.o. ke zpracování mých osobních údajů a jejich užití z tohoto právního důvodu. My o takovém odvolání budeme informovat smluvní partnery, kterým jsme Vaše údaje s Vaším souhlasem poskytli pro účely marketingové nebo jinak v souhlasu uvedené komunikace s Vámi.

V souvislosti s odvoláním Vašeho souhlasu se zpracováním Vašich osobních údajů si Vás dovolujeme informovat, že naše společnost je nadále oprávněna zpracovávat Vaše osobní údaje, pokud je účel zpracování založen jiným důvodem předvídaným GDPR, než je Váš souhlas.

V případě, že Vás v souvislosti s Vaším udělením souhlasu nám pro zasílání sdělení třetích stran, nebo pro jiné účely, pro něž je třeba souhlasu, kontaktují takové třetí strany, máte možnost odvolat souhlas se zasíláním jejich sdělení nebo s užitím údajů pro jiné účely přímo jim, kdy jsou i takové třetí osoby povinny Vám neprodleně vyhovět.

7. Jaká jsou Vaše další práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů?

V souladu s Nařízením Vám poskytujeme řadu dalších práv s ohledem na zpracování Vašich osobních údajů ze strany AVEX, kdy jsme přitom oprávněni postupovat v souladu s oprávněnými zájmy naší společnosti.

Máte právo požadovat přístup k Vašim osobním údajům v rozsahu dle č. 15 GDPR.

Máte právo na opravu (změnu) poskytovaných osobních údajů tak, aby byly aktuální, opravu (změnu) provedeme od sdělení nám, resp. od Vámi později uvedeného termínu dle č. 16 GDPR.

Máte právo požadovat výmaz Vašich osobních údajů dle č. 17 GDPR, kdy toto právo uvádíme i výše.

Máte právo požadovat omezení zpracování Vašich osobních údajů dle č. 18 GDPR, kdy v případě odvolání souhlasu, výmazu údajů nebo omezení zpracování toto může mít vliv na služby poskytované z naší strany, pro něž jsou Vaše osobní údaje nutnou podmínkou komunikace s Vámi. 

Máte právo na přenositelnost Vašich osobních údajů k jinému správci dle č. 20 GDPR, tj. můžete nás požádat o předání Vašich osobních údajů k jinému správci.

Máte právo podat proti nám jako správci Vašich osobních údajů stížnost u dozorového orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů. Věříme, že k této situaci nebude důvod, avšak kdybyste se domnívali, že je s Vašimi údaji nakládáno v rozporu s Nařízením, včetně rozporu s  Vaším souhlasem , velmi oceníme, když zvolíte cestu dohody a nápravy v prvé řadě s námi. V případě, že by taková situace nastala, rádi bychom Vás požádali, abyste nás kontaktovali a my se maximálně vynasnažíme o nápravu. Pokud se rozhodnete některá ze shora uvedených práv využít, máme povinnost Vás identifikovat, a to kontrolou údajů, které jste nám poskytli, resp. ověřit, zda o výkon práv žádá osoba, které se námi zpracovávané osobní údaje týkají. V tomto ohledu nebudeme požadovat nové osobní údaje. Tj. pokud jste nám poskytli jen e-mailovou adresu, postačí k identifikaci tato e-mailová adresa. Pokud s Vámi komunikujeme za pomoci dalších osobních údajů, ověření probíhá i za pomoci jich.

8. Budou Vaše osobní údaje předány do zahraničí?

S ohledem na povahu námi poskytovaných služeb mohou být Vaše osobní údaje předávány do dalších členských států Evropské unie a do třetích zemí (tj. do zemí mimo Evropskou unii). V případě předávání osobních údajů do zemí mimo Evropskou unii budeme postupovat na základě smlouvy uzavřené s příjemcem osobních údajů, ve které bude obsažena standardní smluvní doložka v podobě vyžadované právními předpisy Evropské unie. Vždy budeme předávat osobní údaje pouze v nezbytně nutném rozsahu.

9. Další informace

Pokud bychom uvažovali o změně účelu zpracování Vašich osobních údajů a užití pro takový účel automaticky neumožňuje Nařízení, budeme Vás o tom předem informovat a osobní údaje užijeme jen po získání Vašeho souhlasu, resp. do doby odmítnutí zpracování pro takový účel (pokud tento postup výslovně umožňuje Nařízení).

Pokud nám budou předány Vaše osobní údaje od třetí osoby, budeme Vás o tom informovat, kdy budeme předpokládat splnění účelu dle Nařízení (zejména smluvní ujednání resp. získání souhlasu z Vaší strany takovou třetí osobou).

Pokud by Vám bylo cokoliv v této informaci nejasného, jsme připraveni Vaše dotazy zodpovědět. Informace o kontaktech na naši společnost naleznete v čl. č. 1 výše. Tato informace je dostupná v elektronické podobě na našich internetových stránkách www.avexsystems.eu nebo www.avexsystems.cz.

Praha 21.2.2021